如何进行Microsoft 365文件的共享与协作

办公教程 2022-07-19

Microsoft 365，可以帮助我们更安全地与他人一起共享文件、实时编辑，并可通过网页端、移动端和桌面端与其他人共同协作。共享功能可通过设置密码、编辑权限、到期日期等方式提高安全性，接下来，一起来看看怎么使用共享功能吧。

一、共享功能

以Microsoft word为例，在完成Microsoft 365的账户登陆后，单击右上角的“共享”按钮，即可启用功能。

共享功能

图1：共享功能

共享功能可将文档上传到OneDrive中共享，或者是启动Outlook将文档添加为附件发送给共享人。

如果是希望上传到OneDrive中共享，如图2所示，单击OneDrive账号；如果是希望启动Outlook将文档添加为附件，单击底部“转而附加副本”中的Word文档或PDF图标。

共享方式

图2：共享方式

二、共享设置

接下来，我们以共享到OneDrive为例进行操作。

1. 设置链接权限，单击“拥有链接的人员都可编辑”字样，更改链接权限。

发送设置

图3：发送设置

2. 在链接设置中指定使用链接的用户，可设置为拥有链接的任何人或特定用户。

3. 在链接设置的其他设置中，设置是否允许编辑、到期日期与密码，如果涉及机密文件，建议设置密码。

链接设置

图4：链接设置

4. 返回发送链接页面，输入发送人员的邮箱账号，输入邮箱时可启用Outlook通讯录，自动搜索人员信息。除了设置发送人员外，也可以使用“复制链接”功能，将链接发送给特定人员。

接收人设置

图5：接收人设置

三、打开共享链接

如果是通过邮箱发送共享链接的话，接收者会收到如图6所示的邮件信息，只需单击底部的“Open”按钮，即可使用网页版Office打开文档，进行共享编辑。

如果是通过链接发送的话，只需把链接键入浏览器即可在线打开文档，共享编辑。

分享的链接

图6：分享的链接

四、小结

以上就是关于Microsoft 365文件共享功能的介绍。Microsoft 365共享功能让小组间的共享协作变得更加简单，除了共享编辑外，也可利用审阅功能，进行文档内容的评论与沟通，实现更有效率的协作方式。