Excel快速准确输入数据的三个神技巧易学好用职场办公必备

办公教程 2023-02-06

在日常办公中，经常需要输入各种重复数据，令无数人痛苦不已。其实对于重复性的数据，我们可以利用一些小技巧，就能实现又快又好的输入，同时还能保证数据输入的准确性。

　　下面以大家实际工作中可能会经常遇到的一个信息表，中性别输入为例。

　　01.巧用自动更正

　　具体操作方法如下：

　　1、选择“文件”/“选项”；

　　2、在打开的“Excel选项”对话框左侧选择“校对”，在右侧“自动更正选项”组里单击“自动更正选项”按钮；

　　3、在打开的“自动更正”对话框选择“自动更正”选项卡，在“替换”框里输入“1”，在“为”框里输入“男”，然后单击“添加”按钮；

　　4、在“替换”框里输入“0”，在“为”框里输入“女”，然后单击“添加”按钮，单击“确定”按钮；

　　4、选择待输入的单元格，输入“1”，回车后自动显示为“男”，输入“0”，回车后自动显示为“女”。

　　也就是说，我们可通过输入“1”或“0”来实现输入“男”“女”性别，是不是比直接输入“男”“女”汉字更为快速呢？当需要输入的重复数据字符串比较大时，这个技巧的优势就更好的体现出来了。

　　02.巧用数据验证

　　具体操作方法如下：

　　1、选择“性别”列单元格区域，再选择“数据”选项卡，单击“数据验证”/“数据验证”；

　　2、在打开的“数据验证”对话框，选择“设置”选项卡，在“允许”框里选择“序列”，然后在来源框里输入“男,女”，单击“确定”；

　　3、选择待输入的单元格，在下拉菜单中选择需要的内容即可。

　　此方法的最大优点在于确保输入数据的准确性，对于输入数据不是很多的场景下特别实用。

　　03.巧用自定义格式

　　具体操作方法如下：

　　1、选择“性别”列单元格区域，按快捷键Ctrl+1；

　　2、在打开的“设置单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡，在“分类”框里选择“自定义”，然后在类型框里输入“[=1]男;[=0]女”，单击“确定”；

　　3、选择待输入的单元格，输入“1”，回车后自动显示为“男”，输入“0”，回车后自动显示为“女”。

　　这个技巧兼顾了前两者的优点，但是它也有缺点：单元格里的内容实际上还是“1”或“0”，并不是“男”或“女”，只不过是通过格式设置让“1”显示为“男”和让“0”显示为“女”而已，一旦删除此自定义的格式，单元格里将马上恢复显示其本来的内容。