其实Excel的身材和人体是一样的要学会管理怎样才能够瘦

办公教程 2023-02-05

经常有人问我：我这个表太大了，我没写什么内容啊？怎么变小呢？其实Excel的身材和人体是一样的，要学会管理。

　　想弄给Excel做减肥，首先要了解它得身体：

　　一、Excel到底有多大?

　　Excel有两大版本：一个xls，一个xlsx。

　　xls是2003版本，只有65536(2的16次方)行，256(2的8次方)列。高于它得版本，1048576(2的20次方)行，16384(2的14次方)列。

　　这每个单元格就像身体得细胞，你只要对它进行填充颜色，修改字体，插入图片或者其他对象，都是在使用它，行×列，是多大一个数字17179869184，你可能不小心就拥有了这么大得数字。

　　二、哪些原因造成臃肿？

　　1.几个臃肿原因：

　　2.整行整列填充颜色

　　3.整行整列写公式

　　4.插入了太多图片或者不可见对象

　　5.操作失误，造成整行或者整列填写了空格，或者其他字符

　　6.组公式的大量使用

　　7.易失函数的大量使用（today，now等函数）

　　8.其他未知原因

　　三、怎么判断需要瘦身?

　　当你发现：

　　没写多少数据但文件已经上百兆容量了；

　　右侧滚动条和底部滚动条，一拉就到最后面了（说明你有数据占用整行整列）；

　　文件打开需要几分钟甚至更长。

　　四、怎么瘦身？

　　1.新建一个文件，然后复制（只复制有效数据区域，不要整行整列）文件，选择性粘贴-文本（值）。

　　2.如果发现右侧滚动条和底部滚动条，一拉就到最后面了，这种就要先清除全部数据，然后选中无效数据，整行或者整列删除，保存（这步非常重要，只有保存了，才会看到滚动条修复了）。

　　3.如果是图片非常多，利用【压缩图片】功能，减小图片的大小。

　　4.如果其他不可见对象太多，则用CTRL+G调出定位功能，选择【对象】，全部删除。

　　5.如果公式太多，整行整列公式全部换成实际需要的行或列，如果真的太多行，考虑用数据库吧！Excel承受不了它这个年纪得重量了！

　　6.数组公式（就是公式用大括号包起来的），多用辅助列模式来替换数组公式。

　　若上面方法都不行，那没救了，该玩就多玩玩吧，世界那么大，多去看看吧……